Povinnosť používať registračnú pokladnicu

Používanie elektronickej registračnej pokladnice (ERP) a od 1.4.2019, resp. 1.7.2019 online registračnej pokladnice (ORP), sa vzťahuje na každú fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá na základe oprávnenia predáva tovar alebo poskytuje vymedzené služby, pričom za to prijíma tržby v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahradzujúcimi hotovosť.

Novela zákona o elektronickej registračnej pokladnici

V decembri 2018 bola schválená novela zákona. Návrh zákona sa vypracoval nadväzne na programové vyhlásenie vlády SR, v ktorom sa vláda s cieľom eliminovať krátenie prijatých tržieb zaviazala novelou zákona o ERP, zabezpečiť rozšírenie priameho elektronického prepojenia registračných pokladníc, a to prostredníctvom tzv. pokladnice eKasa klient, ktorá bude prepojená so systémami finančnej správy, tzv. systém e-kasa.

Projekt eKasa

Je to online prepojenie všetkých registračných pokladníc na portál finančnej správy, ktorého cieľom je eliminácia podvodov s krátením tržieb a pomoc podnikateľom a kupujúcim. Finančná správa bude teda mať okamžite k dispozícii prehľad o všetkých predajoch podnikateľa.

Novelou zákona o registračných pokladniciach sa:

-zavádzajú nové pojmy,
-zavádzajú nové povinnosti pre podnikateľov,
-definujú požiadavky na ORP,
-upravujú povinné údaje na dokladoch,
-identifikujú záporné položky na doklade,
-vymedzuje taxatívny rozsah údajov zasielaných z pokladničného dokladu do systému eKasa v dátovej správe.

Legislatívne zmeny, ktoré prináša ekasa:
-zrušenie orgánu servisnej organizácie a jej povinností,
-nahradenie fiskálneho modulu chráneným dátovým úložiskom,
-zrušenie povinností vystavovania uzávierok,
-zrušenie knihy elektronickej registračnej pokladnice,
-úprava procesu zavedenia pokladnice do prevádzky,
-úprava formy vystaveného dokladu a jeho povinných údajov,
-úprava povinných činností pri prerušení prevádzky pokladnice.

ORP – online registračné pokladnice – súbor pokladničného programu, chráneného dátového úložiska, hardvérových prostriedkov, ktoré zabezpečujú komunikáciu so systémom eKasa prostredníctvom integračného rozhrania FR SR a ďalších prostriedkov, ktoré zabezpečia plnenia povinností podľa tohto zákona.

Súčasné elektronické registračné pokladnice musia prejsť transformáciou (upgrade) na online registračné pokladnice, ktoré spĺňajú požiadavky novelizovaného zákona.

Pojmy a skratky v systéme eKasa

1) On-line režim – nové povinné údaje:

Číslo dokladu
Uvádza sa číslo pokladničného dokladu pre každý kalendárny mesiac vzostupne od čísla jeden.

UID – Unikátny identifikátor dokladu
Unikátny identifikátor pokladničného dokladu, ktorý je vyhotovený pri predaji tovaru alebo služby. Pridelí ho systém eKasa. Slúži na overenie pravosti a platnosti pokladničného dokladu. V grafickej podobe je súčasťou QR kódu. Uvádza sa aj na dokladoch „Neplatný doklad“, „Vklad“ a „Výber“.

OKP – Overovací kód podnikateľa
Je to kód generovaný ORP – registračnou pokladnicou v čase vyhotovenia dokladu. Ide o kryptografickú informáciu podpisového kódu podnikateľa. Uvádza sa aj na dokladoch „Neplatný doklad“, „Vklad“ a „Výber“.

UIK – unikátny identifikačný kód kupujúceho
Ide o ľubovoľný číselný znak alebo alfanumerický reťazec identifikujúci kupujúceho (IČO, DIČ, číslo zákazníka). Uvedie sa na doklade po dohode kupujúceho a predávajúceho. Je to nepovinný údaj.

QR kód
Každý pokladničný doklad musí obsahovať povinný čitateľný QR kód.

2) Off-line režim – nové povinné údaje:

Off-line režime nastáva napríklad v prípade dočasného výpadku internetového pripojenia – vtedy bude vytvorený doklad v režime Off-line.
Dátová správa sa uloží do pokladnice priamo do chráneného dátového úložiska a podnikateľ je povinný ju do 48 hodín odoslať do systému eKasa. Takýto doklad má označenie „OFF-LINE DOKLAD“.

Číslo dokladu
Uvádza sa číslo pokladničného dokladu pre každý kalendárny mesiac vzostupne od čísla jeden.

PKP – Podpisový kód podnikateľa (pri off-line režime sa neuvádza UID ale PKP)
Uvádza sa na doklade v off-line režime, nahrádza UID. Je to elektronický podpis vybraných údajov dátovej správy. Kód je vygenerovaný ORP – registračnou pokladnicou v čase vyhotovenia pokladničného dokladu.
Uvádza sa aj na dokladoch „Neplatný doklad“, „Vklad“ a „Výber“.

OKP – Overovací kód podnikateľa
Je to kód generovaný ORP – registračnou pokladnicou v čase vyhotovenia dokladu. Ide o kryptografickú informáciu podpisového kódu podnikateľa. Uvádza sa aj na dokladoch „Neplatný doklad“, „Vklad“ a „Výber“.

UIK – unikátny identifikačný kód kupujúceho
Ide o ľubovoľný číselný znak alebo alfanumerický reťazec identifikujúci kupujúceho (IČO, DIČ, číslo zákazníka). Uvedie sa na doklade po dohode kupujúceho a predávajúceho. Je to nepovinný údaj.

QR kód
Každý pokladničný doklad musí obsahovať povinný čitateľný QR kód.

EKasa v Onixe

Doklady, ktoré boli odoslané do systému eKasa už nie je možné z evidencie vymazať, pričom ich neodporúčame ani meniť.

Do systému eKasa sa z ORP odosielajú tieto druhy dokladov:
-Pokladničný doklad (PD)
-PD štandardný predaj
-PD s vrátením
-PD s opravou
-paragón
-Pokladničný doklad pri úhrade faktúry (UF)
-Vklad (VK) a výber (VY)
-Uzávierky.

Pri klasickom predaji môžu byť položky v doklade iba s kladným znamienkom, pričom jedinou výnimkou je zľava, t.j. už nie je možné kombinovať kladný predaj s vrátením tovaru.